それでは、仕様やロジックを考えていきましょう。さまざまなユーザーにメールを送信する場合、社内、自分が契約しているプロバイダ、フリーメールサービスなどのメールサーバーへメッセージを送信する環境が必要です。なお、最近のメールサーバーでは、認証がないSMTPではなく、暗号化や認証を施したメール送信プロトコルが使用されています。暗号化や認証の方式は、メールサーバーの環境によって異なります。ここでは、 「SMTPS」（SMTP over SSL/TLS）のプロトコルで接続できるメールサーバーを対象とします。そして、例にするのは多くの人が利用している、米Google社が提供するフリーメールサービス「Gmail」のメールサーバーです。
送信するメッセージは、テンプレートとして用意します。個々のユーザーごとにメッセージを書き換える箇所には特別な文字列（ここでは「%」で囲んだ文字列）を配置します。
メールの送信先（リスト）は、メールアドレスと氏名を記述したタブ区切りのテキストファイルとして用意します。タブ区切りテキストファイルなら、表計算ソフトの「Microsoft Excel」や「LibreOffice Calc」で編集できます。